Google Apps на службе образования. Часть 4. Работа с большим количеством пользователей

Как уже говорилось ранее в Google Apps вполне нормальный инструментарий по работе с единичными пользователями. Правда не совсем тогда понятно, зачем городить огород когда хватает обычно почты... С точки зрения бизнеса - все понятно: к почте на своем домене бывает больше доверия чем к почтовику доступному любому желающему. И если рассматривать бизнес, то за исключением стартового развертывания на большую группу людей, в бизнесе задачи создания сразы кучи пользователей - не частая задача. Даже если компания активно нанимает сотрудников, обычно весь процесс раскидан в течении года, и хватает вариантов описанных в прошлой публикации. Но если рассматривать задачу со стороны учебного процесса, то от бизнеса, для которого изначально и разрабатывался Google Apps  есть существенные отличия. В учебном заведении (не важно, уровня кафедры, факультета или ВУЗа) есть одна и та же проблема: каждый год необходимо как можно быстрее создать некоторое количество новых аккаунтов. Потом будет достаточно долгий перерыв в который к функционалу никто не обращается и потом снова за многопользовательские грабли...
Об этом сегодня и пойдет речь.

Итак, Вам нужно создать сразу много пользователей. Если Вы только начали и решили “втянуть” всех существующих студентов и преподавателей, или даже если Вы хотите “втянуть” только одну группу, например для тестов или уже реальной работы – вручную не самый лучший вариант.

Например, у нас на кафедре каждый год появляется 10-20 студентов первокурсников (у нас всего одна "компактная" специальность). Как только становится известен точный список студентов нам необходимо как можно быстрее создать логины в домене и в гугле (причина спешки в том, что иногда нормально утвержденные списки появляются через неделю после начала учебного процесса, в котором студенты уже должны иметь доступ к компьютерам и почте). В дополнение к нашим “личным” студентам, у нас проходят обучение, как уже говорилось, еще некоторое количество групп. Те что обучаются классическому ТММ на бумаге – тем логины ни к чему. Но есть ряд других специальностей отдавших нам ряд “информационных” предметов. Это и информатика, и программирование, и ряд сапровских дисциплин, и даже ряд фундаменталок.  Вот для последних (речь о студентах, а не фундаменталках) тоже нужно создать записи. И если уже на 10 пользователях душа просит скриптовой автоматизации…. То когда количество пользователей начинает зашкаливать – мысль о ней становится навязчивой. Так ведь речь идет о нашей маленькой кафедре. А существуют еще и существенно бОльшие кафедры, где каждый год набирают по 5-6 (а то и больше) групп, с количеством человек в группе в районе 20-30. Для таких случаев "вручную" не вариант вообще.

Если говорить о создании пользователей в кафедральном домене. То для него у нас есть ряд скриптов для Active Directory (они достались в наследство от предыдущих админов), которые пережили несколько доменных переездов пусть и с небольшими модификациями, и позволяют достаточно быстро создать список групп внутри домена.

Google, конечно не Active Directory, но тоже дает нам несколько вариантов автоматизации рутины.

И начну я с самого простого из них (как в результате оказалось и единственного) – “Bulk uppload user” – это расширенный инструментарий (advanced tool) доступный из меню

В принципе все что нужно описано сразу на экране, но я все же повторю:

Итак, с Вас нужен табличный файл, в формате *.CSV. Чем Вы его будете делать – не суть принципиально. Можете вручную, можете с помощью Excel… Да хоть в “правоверном” Google Spreadsheet.

Что при этом следует заметить: для беспроблемного импорта необходимо выполнить ряд правил:

• загружать в формате csv, с запятой в качестве разделителя
• файл не должен быть пустым. В файле должно быть четыре колонки, расположенных как на примере
• первой строкой  должна быть: “email address, first name, last name, password”, В случае если Вы создаете не через текстовый редактор, а с помощью табличного – озаглавьте столбцы как подсказывает Вам гугловый мастер.
• В случае если у Вас имена и фамилии написаны не латиницей, а допустим кирилицей, файл необходимо сохранять в UTF-8. Если честно то лично я постоянно забываю об этом требовании и приходится вспоминать, что нужно сделать чтобы ФИ были читабельны, а не абракадаброй.
• пароли могут быть произвольными, но должны быть не менее 8 символов. Так как студенты народ ушлый – крайне не рекомендуется делать пароль одинаковым для всех. Либо используйте метод выбора паролей аналогичный тому, как в фильмах взламывают компьютерные сети и программы (пальцем поводить по клавиатуре не отрывая, или случайно потыкать в клавиши), либо используйте любой другой вариант. Например если воспользоваться OpenOffice, то три стандартных пароля (из тех что Вам предлагает гугловый мастер), например:
  59h731aB, 6d8945aA, 319w56aB, OO превращает в кучу похожих но разных. ОО наращивает первые цифры.  Данный вариант тоже не сверх криптоустойчив от шаловливых ручек. Но если не акцентировать внимание, и атрибуты выдавать не полным списком старосте, а к примеру в руки студентам – то устойчивость повышается.
• за один раз лучше передавать таким способом не более 500 пользователей. Если Вам нужно больше – лучше разбить на несколько файлов. Более того, скажу, что лучше втягивать по академическим группам, это существенно упростит жизнь в дальнейшем. Хотя конечно и не всегда это возможно.
• все линии должны содержать через запятую 4е записи. Пустых “полей” быть не должно, иначе импорт либо не начнется, либо запнется.
• поля не должны содержать недопустимых символов. В большей мере это касается почтового адреса. Также адреса не должны совпадать с зарезервированными именами (abuse, postmaster…), почта должна быть в Вашем домене.
• Пользователи появляются в админ панели отнюдь не сразу после импорта. И это следует учесть. Задержка может составлять от суток до двух. При этом пользователи будут создаваться постепенно. Понимаю, что нагрузка у серверов Google большая, но данный факт напрягает чуть ли не больше всех остальных. Именно из-за него не всегда имеет смысл погрупповая загрузка записей.
• Если Вы выбрали только создание то почтовые адреса не должны повторять уже созданные адреса на текущий момент. Для того чтобы не было ошибки – выберите вариант создать или обновить (update). Правда, учтите, что в таком варианте ранее существовавший пользователь может и обнулиться.

Последняя в списке, но отнюдь не по степени встречаемости ошибка множественного импорта связана с тем, что у Вас закончился лимит пользователей. Еще раз напоминаю, что в рамках Google Apps for Education достаточно просто подать заявку для увеличения квоты. Впрочем остановленному импорту это уже не поможет, и лучше всего удалив уже созданные записи – повторить импорт.

***

Если, Ваш файл был создан правильно, и гугл его принял, то Вы сможете перейти на второй шаг, где Вас попросят проверить все ли правильно импортировалось. Обычно при этом показывается несколько первых записей. Так как при всех остальных ошибках (недопустимые имена, отсутствующие поля и пр.) гугл Вас пошлет сразу, то на этом шаге просто проверяется корректно ли отображаются имена и фамилии аккаунтов после импорта. Если что-то не так – ищите ошибку и исправляйте. Если все ок – запускайте на импорт и ждите. Почти сразу после импорта, Вам на почту упадет письмо отчет о созданных аккаунтах, но не радуйтесь раньше времени – создавать их гугл будет еще достаточно долго.

Следующие публикации рассмотрят некоторая информация о синхронизации Google Apps с Active Directory, особенностях использования приложений с точки зрения учебного процесса и о дополнительных бонусах.